Hoje vamos conversar um pouco mais sobre a importância do ciclo PDCA na melhoria contínua. Frequentemente referido com termos diferentes: tais como ciclo de Deming ou o ciclo de Shewhart, discutiremos de forma mais ampla essa fundamental ferramenta para o gerenciamento de processos e gestão de qualidade.
A importância do ciclo PDCA
A utilização do PDCA é ampla e vai desde a aplicação dos princípios da Gestão da Qualidade Total à sua utilização em projetos como forma de gerir fases sensíveis do ponto de vista da qualidade do trabalho e das entregas.
O termo PDCA é, na verdade, um acrônimo em que as letras têm o seguinte significado:
- P lan: planejar as ações para se atingir a determinado objetivo;
- D o: executar as ações planejadas;
- C heck: verificar os resultados e verificar a compatibilidade com o que foi planejado;
- A ct: promover ajustes finos e padronizar processos para dar sustentabilidade aos resultados;
O ciclo PDCA pode ser usado quando:
- você precisa fazer melhorias em um processo;
- um novo processo está sendo definido e planejado;
- ao implementar mudanças em um processo ou projeto existente;
- ao definir um novo serviço ou produto;
Até a própria metodologia de gerenciamento de projetos (com seus processos de start-up, planejamento, monitoramento e controle e encerramento) constitui uma aplicação estruturada do método para o gerenciamento de um projeto.
A importância do ciclo PDCA na melhoria contínua
O ciclo PDCA consiste em 4 fases sucessivas: planejar, executar, verificar e agir. Meu objetivo hoje é explicar como as diferentes fases são estruturadas e como você pode usar o ciclo PDCA.
Fase 1: planejamento (Plan)
A fase de planejamento é usada para a organização exata do projeto.
Deve ficar claro quais etapas são necessárias para resolver um problema ou para alterar um processo de outra forma.
Durante a primeira etapa, você deve identificar e analisar o problema ou a oportunidade de mudança que se apresenta. Você também deve determinar as causas desse problema e elaborar planos de ação para implementar soluções para o bloqueio dessas causas.
Conforme você planeja, pergunte a si mesmo as seguintes questões:
- Qual é o problema fundamental a ser resolvido?
- É realmente o problema certo?
- De que informações precisamos para entender a causa raiz do problema?
- É basicamente possível resolver o problema?
- O que mais precisamos para resolver o problema?
- Que recursos já temos à disposição para este projeto?
- Que soluções possíveis já temos?
- Como podemos medir o sucesso?
- Como podemos implementar a abordagem planejada?
Ao final da primeira fase do PDCA, você deverá ter um plano de ação bem estruturado para implementar as soluções propostas em face da análise do problema e da determinação de suas respectivas causas.
Fase 2: Implementação (Do)
Na segunda fase do ciclo PDCA, você deve executar o plano de ação elaborado no Plan, em um esforço conjunto entre a equipe do projeto e pessoas de outras áreas e departamentos responsáveis pela implementação.
Nessa fase, é importante promover reuniões regulares para acompanhar a implementação das ações, procurando dar atenção às ações em atraso ou não implementadas.
Monitore a evolução por meio de indicadores, identifique eventuais novas resistências a mudanças e procure minimizá-las.
Fase 3: Verificar (Check)
Agora que você concluiu o planejamento e a implementação, deve examinar os resultados de perto e analisá-los.
Esta fase do ciclo PDCA é particularmente importante, pois permite que você avalie a solução do seu problema e possivelmente revise-a novamente:
- O plano funcionou agora?
- Em caso afirmativo, houve algum obstáculo no processo?
- Quais etapas poderiam ser melhoradas ou possivelmente deixadas de fora na próxima vez?
Sua avaliação na terceira fase indicará a direção que você deve seguir na próxima etapa. Portanto, é particularmente importante examinar cuidadosamente os resultados.
Fase final 4: Agir (Act)
Nesta etapa devem ser adotadas medidas para a consolidação das melhorias implementadas, evitando a repetição dos problemas no futuro.
Também devem ser criados mecanismos para o monitoramento e controle do processo na gestão da rotina da organização.
Chegando ao final de um projeto, é importante fazer uma reflexão sobre o desempenho da equipe e os resultados alcançados. É recomendado realizar uma apresentação de resultados e uma reunião de “Lições aprendidas” para compartilhar pontos fortes e pontos que devem melhorar na abordagem de novos projetos.
- Foram criados e/ou alterados padrões para as melhorias implementadas?
- As pessoas foram treinadas nos novos padrões?
- Como o processo será monitorado?
- Quais os ganhos efetivos do projeto?
- Quais são as recomendações para novos desafios? Que outras opções existem para melhorias?
- O que aprendemos com esse projeto e como pode ser aplicado a outros projetos ou semelhantes? Aplique-os.
Melhoria contínua: a importância do ciclo PDCA
Agora que você já entendeu sobre a importância do ciclo PDCA nos processos de melhoria contínua, é hora de praticá-lo ativamente em sua organização. Esta metodologia é considerada uma das metodologias mais simples e eficazes entre as atuais ferramentas de gestão de qualidade.
Utilizando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias contínuas nos processos, evitando decisões impulsivas da equipe e desperdício de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para uma boa gestão.
Para que esses benefícios surjam com a sua utilização, é imprescindível que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidado na formação da equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, proporcionando treinamento adequado para que os métodos utilizados estejam ao alcance de todos nas etapas a serem realizadas de maneira bem sucedida.
Por último, o ciclo PDCA deve ser um processo contínuo.
Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Quando um ciclo termina, outro deve começar. Somente dessa forma as melhorias de processos e atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.
Agora que você já está apto a responder à pergunta ‘’o que é o ciclo PDCA?’, é hora de aplicar em seu negócio para obter os melhores resultados. E, não existe melhor método para isso do que o treinamento junto à Iwankio Consulting!
