O Six Sigma é uma estratégia de gestão disciplinada e quantitativa, aplicada por meio de projetos para aumentar a produtividade e reduzir os desperdícios nos processos de negócios. Esses projetos são desenvolvidos com o emprego do método DMAIC para análise e solução de problemas.. 

Com 5 etapas bem definidas, o DMAIC permite gerenciar com eficácia seus projetos de melhoria de processos a partir das definições, mensurações, análises, incrementos e controles necessários a cada caso. 

Assim, as fases se compõem de: 

• DEFINE – Definição do escopo do projeto, a partir de uma clara definição do problema a ser resolvido; 
• MEASURE – Estratificação do problema de acordo com diferentes critérios e análises de dados, de modo a focalizar o projeto nos pontos de concentração do problema; 
• ANALYZE – mapeamento de processos e determinação das causas reais do problema, com base em evidências quantitativamente demonstradas; 
• IMPROVE – Implementação de  soluções que  eliminam as causas encontradas; 
• CONTROL – Adoção de mecanismos de manutenção e controle do processo, com os quais você garante que os ganhos obtidos na fase de melhoria continuem.

A maioria dos profissionais do mercado com algum conhecimento de Lean 6 Sigma sabem que o roteiro básico do DMAIC forma a espinha dorsal de qualquer iniciativa de melhoria de processo. Afinal, as etapas fazem sentido, são fáceis de entender e são lógicas em sua sequência. 

Além disso, permitem que suas equipes façam o escopo adequado de um problema, avaliem o desempenho atual, as causas raízes dos problemas e da ineficiência, testem e verifiquem as recomendações e, então, implementem mudanças para a sustentabilidade a longo prazo. 

Mas, como saber quando usar esse método estruturado de solução de problemas para um processo específico? 

Essa é a resposta que trago hoje neste artigo. 

Aplicação do DMAIC em uma empresa 

Essa é uma ilustração de como o DMAIC atua dentro de uma organização. Imaginemos então uma organização, de um segmento industrial, que busca o treinamento da Iwankio Consulting para melhorar seus processos. 

A partir disso, nós trazemos o DMAIC (Definir, Mensurar, Analisar, Incrementar e Controlar), um processo em si que pode ser – e deve ser – aprimorado em departamentos que já usam o Lean 6 Sigma, mas tendo papel de componente crítico de iniciativas de melhoria contínua e qualidade. Assim, os princípios do DMAIC fornecem contexto para a execução de melhoria contínua e não devem ser rígidos ou usados da mesma forma todas as vezes. Afinal, existem muitas ferramentas e produtos entregues sob a égide do DMAIC, e nem todos eles são usados em todos os projetos. 

Nuances que são encontradas na cultura dessa organização influenciam como o Lean 6 Sigma – e o DMAIC em particular – serão executados. 

Por exemplo, tanto os serviços financeiros quanto a manufatura podem ter processos que precisam ser melhorados, mas uma ferramenta específica pode ser mais apropriada em um ambiente do que em outro. 

O que é verdade é que nesta organização específica de nossa ilustração é que o processo DMAIC evolui à medida que nossa empresa torna-se mais sofisticada na aplicação da metodologia e mais informada sobre o que funciona e o que não funciona neste ambiente. Assim, o próprio processo do DMAIC pode ser aprimorado, capturando e compartilhando as lições aprendidas e as melhores práticas de cada iniciativa, para serem repassadas a iniciativas futuras. 

Formalizando a captura de lições aprendidas e as melhores práticas e integrando-as em uma companhia de documentação e treinamento DMAIC, é um passo enorme para qualquer programa de melhoria contínua. 

Mas, quando uma empresa usa o DMAIC? 

Ao melhorar um processo atual, se o problema for complexo ou os riscos forem altos, o DMAIC deve ser o método a ser seguido. 

Sua disciplina e estrutura evitam que as equipes pulem etapas cruciais e aumentam as chances de um projeto bem-sucedido. Portanto, se você deseja melhorar suas conversões e rendimentos ou eliminar um gargalo aqui e ali, uma dose de DMAIC provavelmente é exatamente o que essa empresa tinha necessidade. 

Se os riscos de nossa empresa fictícia forem baixos e houverem soluções óbvias, algumas das etapas do DMAIC podem ser agilizadas, se: 

• Os dados da empresa mostrarem que esta é a melhor solução para o seu problema; 
• Possíveis resultados não intencionais forem identificados e planos de mitigação já estiverem desenvolvidos; 
• Houver aceitação do dono do processo; 

Se a solução óbvia não pode ser provada com dados confiáveis, um projeto DMAIC em escala real deve ser lançado. Além disso, é importante para nós, como empresários, termos em mente de que existem duas abordagens para implementação do DMAIC: 

• A primeira abordagem é relacionada à equipe, na qual indivíduos qualificados nas ferramentas e métodos lideram uma equipe, como especialistas do assunto. Os membros da equipe trabalham no projeto em tempo parcial além de cumprirem suas obrigações diárias com a organização.
  
• Já a segunda abordagem relaciona-se ao método kaizen, uma progressão intensa através do processo DMAIC, normalmente concluída em uma semana. O trabalho de preparação é concluído pelo especialista em qualidade ou melhoria de processo e é centrado nas fases Definir e Medir.
  O resto das fases são concluídas por uma equipe de indivíduos retirados de suas funções regulares durante o evento kaizen.

Na maioria dos casos, essas mudanças são testadas durante o kaizen e a implementação em grande escala é concluída após. Assim, é possível visualizar o quão crucial é o impacto dessas mudanças (caso desejadas ou não) que será monitorado de perto. Afinal, a vantagem da abordagem kaizen é a capacidade de fazer mudanças mais rapidamente. 

A verdadeira força DMAIC 

A verdadeira força das etapas DMAIC está presente na etapa de Controle. 

Muitas vezes, as equipes especialistas até conseguem melhorar o processo e obter bons resultados, mas depois lutam para implementar o processo aprimorado sem problemas. Há pressão para seguir em frente, o tempo não é gasto em garantir uma transição suave e a adesão para a implementação completa simplesmente não está lá.

O resultado é que torna-se mais difícil sustentar a melhoria realizada na etapa de melhoria. 

Em nossa organização, o objetivo da etapa de Controle é garantir a sustentabilidade das melhorias implementadas e dos resultados alcançados com. Aprimoramos e capturamos então os novos métodos e os tornamos nossos procedimentos operacionais padrões. Os resultados continuarão a ser rastreados para que qualquer ‘’desvio’’ de resultados anteriores possa ser monitorado e tratado de maneira proativa pela equipe. Além disso, é importante que nossos especialistas lembrem-se de que a etapa de controle trata da transferência de responsabilidades e do estabelecimento de planos para o controle do processo de longo prazo!  

Descubra com DMAIC 

Muito mais do que um método para implementação de técnicas, o DMAIC é um método para descobrir as melhores práticas, tornando-se uma estrutura de solução, orientada por dados,  focada no cliente, voltada no aprendizado de fases anteriores para chegar a soluções permanentes aos mais difíceis dos problemas. 

Assim, Definir dirá à sua equipe o que medir. Medir dirá à sua equipe o que analisar. Analisar dirá à sua equipe o que deve ser melhorado. E, o que Melhorar, deverá ser Controlado! 

Gostou de imaginar a aplicação do DMAIC e deseja soluções para a sua empresa? Nós da Iwankio Consulting estamos disponíveis para compartilhar nosso conhecimento e, através de práticas estratégicas voltadas a organizações como a sua, descobrir como eliminar os problemas centrais, criar oportunidades e crescer continuamente. Entre em contato hoje mesmo conosco!