É fundamental entender a aplicação da metodologia DMAIC para resolver problemas e reduzir desperdícios nas empresas. Afinal, essa estratégia Lean Six Sigma é utilizada para melhorar, otimizar e estabilizar produtos e processos de negócios, por meio de uma abordagem estruturada e padronizada para um problema. 

Seu roteiro é conduzido pela tomada de decisões com base em dados e fatos, excelente para reduzir erros e transformar processos.

Aplicação da metodologia DMAIC para redução do retrabalho

O acrônimo DMAIC relaciona as palavras definir (D), Mensurar (M), Analisar (A), Incrementar (I) e Controlar (C) e é conhecido como um processo de melhoria baseado em dados, com o objetivo de detectar e eliminar as causas que provocam os problemas de impacto nos resultados da organização.

Antes de usar o DMAIC, é importante avaliar se é a estratégia certa para sua situação. O DMAIC não pode ser empregado em certas circunstâncias ou cenários, como para projetar ou criar novos processos. Seu foco principal sempre deve ser a melhoria dos processos, a redução do retrabalho e gestão correta de projetos existentes. 

Dessa forma, existem algumas condições específicas a serem consideradas ao decidir se o DMAIC é uma boa opção, tais como: 

• Há um problema crônico com um processo existente ou conjunto de processos; 
• Você vê que há uma boa chance de reduzir itens como defeitos e prazos de entrega, ao mesmo tempo em que economiza custos e melhora a produtividade; 
• O processo é quantificável, os dados podem ser medidos e o acúmulo de dados pode ser analisado; 

Depois de determinar que o DMAIC pode potencialmente ter um impacto significativo em otimizar seus processos e atuar na redução de desperdícios, será possível compreender profundamente as cinco etapas de implementação: definir, mensurar, analisar, incrementar e controlar.

Definir (D)

Primeira Etapa Do projeto DMAIC, na qual o problema, a meta e o escopo do projeto deverão ser claramente definidos pela equipe responsável pelo projeto. O objetivo desta etapa é definir com precisão o escopo do projeto;

Mensurar (M) 

Na segunda etapa do DMAIC o problema deverá ser refinado ou focalizado. O objetivo desta etapa é determinar a localização ou o foco do problema;

Analisar (A) 

Na terceira etapa do DMAIC deverão ser determinadas as causas fundamentais do problema prioritário associado a cada um dos problemas prioritários definidos na etapa anterior. O objetivo desta etapa é determinar as causas do problema prioritário;

Incrementar (I) 

Na quarta etapa do DMAIC devem ser geradas ideias sobre soluções potenciais para a eliminação das causas fundamentais do problema prioritário detectadas na etapa Analisar. Essas soluções devem ser priorizadas e ter seus riscos avaliados, para então elaborar e executar um plano para sua implementação. O objetivo do Improve é implementar soluções para as causas do problema;

Controle (C) 

Na quarta etapa do DMAIC devem ser geradas ideias sobre soluções potenciais para a eliminação das causas fundamentais do problema prioritário detectadas na etapa Analisar. Essas soluções devem ser priorizadas e ter seus riscos avaliados, para então elaborar e executar um plano para sua implementação. O objetivo do Improve é implementar soluções para as causas do problema;

Documente o novo processo 

Durante a fase de controle, sua equipe deve documentar os processos novos e aprimorados. 

Isso inclui a atualização de mapas de processo, listas de verificação com novos procedimentos e outras documentações padronizadas. Quanto mais digerível e fácil de entender a documentação, mais fácil será para todos adotarem a nova maneira de fazer as coisas. 

A maneira mais poderosa de fazer isso é tornando o local de trabalho visível. Isso é feito usando coisas como o sistema 5-S para garantir que cada área de trabalho esteja ordenada e limpa, e rotulando cada área de trabalho com instruções importantes. 

Comemore o sucesso 

A celebração da aplicação da metodologia DMAIC para redução do trabalho não é importante apenas para a moral da equipe, mas também aumenta o impacto de mudança em toda a organização. 

A divulgação de cada sucesso ajuda a empresa a perceber a possibilidade de ganhos futuros.