A gestão por processos inclui o planejamento, implementação, controle e otimização de atividades, interligadas para se produzir um bem ou prestar um serviço.
Ela é uma das principais responsáveis em responder perguntas como ‘’Quem faz o quê, quando e com ajuda de quais recursos? E para que propósito?’’. Assim, seu foco está na cadeia de valor do negócio. Mas, é claro, além de atingir os objetivos corporativos, as informações disponíveis na empresa também devem ser utilizadas da melhor forma possível na gestão de processos, a fim de tornar a cadeia de valor mais objetiva e eficaz.
Desta forma, não só é possível produzir de forma mais rápida e econômica, mas também de forma mais orientada para o cliente.
O que é Gestão por Processos?
Fala-se de Gestão por Processos não apenas no contexto da otimização de processos, mas também em relação à estrutura e organização de processos. Afinal, todas as áreas de uma empresa devem abordar esse tema.
Um processo é entendido como a interação entre pessoas, máquinas e materiais. Ao combinar esses três elementos em diferentes elacionamentos, certos produtos ou serviços devem ser fabricados ou fornecidos. Na definição de Hammer e Champy (1994), um processo é um conjunto de atividades executadas em uma sequência lógica, para produzir um resultado (bens ou serviços) que tenha valor para um grupo específico de clientes.
O termo gestão, por outro lado, vem do latim manus agere e significa algo semelhante à ‘’liderar’’. Nesse sentido, a gestão por processos pode ser entendida como a liderança de processos. Processos de todos os tipos são dirigidos, controlados e gerenciados de forma que os objetivos pretendidos possam ser alcançados.
Quais são as etapas da Gestão por Processos?
A gestão por processos trata da identificação, modelagem, descrição, introdução, controle e melhoria dos processos de um negócio. Portanto, fala-se do gerenciamento de processos de negócios.
Abordagens holísticas para a gestão de processos de negócios lidam por um lado com questões técnicas, e por outro com aspectos organizacionais, tais como a orientação estratégica, a cultura organizacional e a integração e gestão dos participantes do processo.
As organizações são frequentemente estruturadas como uma hierarquia de unidades funcionais e muitas vezes são dirigidas e gerenciadas verticalmente, com responsabilidade compartilhadas entre as unidades funcionais.
Mas qual o problema disso?
O cliente final ou outras partes interessadas nem sempre são visíveis para todos os envolvidos.
Por razões ‘’humanas’’, os problemas que ocorrem nos limites da interface geralmente têm prioridade mais baixa do que os próprios objetivos da unidades/departamentos. Ou seja, isso leva a pouca ou nenhuma melhoria para o cliente, uma vez que as medidas geralmente são voltadas para as funções e não para o benefício geral da organização ou da satisfação do cliente.
Assim, a gestão por processos torna-se uma forma de olhar e controlar os processos que estão presentes em uma organização. É uma metodologia eficaz para usar em tempos de crise para garantir que os processos sejam eficientes e eficazes, pois isso resultará em uma organização melhor, mais competitiva e lucrativa.
Questões-chave da Gestão por Processos
A gestão por processos torna-se relevante nas empresas assim que vários funcionários, equipamento e recursos com diferentes atividades ou tarefas estão trabalhando em um objetivo comum.
O foco está na interação entre os atores individuais.
Assim, para uma otimização eficaz da gestão por processos, faz sentido para uma empresa fazer as perguntas-chave e respondê-las objetivamente:
- Todas as tarefas são levadas em consideração para atingir o objetivo do processo?
- As tarefas são processadas na ordem correta?
- As tarefas individuais são distribuídas de forma eficiente entre os recursos disponíveis?
- O fluxo de informações é eficaz?
Com a ajuda das respostas às perguntas-chave, podem ser planejadas medidas no curso posterior que otimizem, de forma sustentável, processos individuais ou completos na empresa.
Assim, os especialistas e gerentes responsáveis pela gestão dos processos de negócios devem, portanto, conhecer os processos relevantes e também estar ativamente envolvidos na melhoria contínua dos processos. Os processos devem ser documentados sem lacunas e as áreas de responsabilidade atribuídas de forma consistente.
Finalmente, é necessário definir interfaces claras entre os processos individuais. Isso permite a criação de cadeias de processos alinhadas!
