O processo de melhoria contínua é um método para identificar oportunidades de agilizar o trabalho e reduzir o desperdício. A prática foi formalizada pela popularidade do Lean/Kaizen na manufatura e nos negócios, e agora está sendo usada por milhares de empresas em todo o mundo para identificar oportunidades de economia.
Muitas dessas ideologias podem ser combinadas para obter excelentes resultados. Por exemplo, Kaizen e Kanban podem andar de mãos dadas para facilitar a melhoria contínua.
Muitas empresas adotam técnicas de melhoria Lean 6 Sigma como um padrão pelo qual todos os projetos e trabalhos futuros serão realizados. A melhoria contínua ajuda as empresas a economizar dinheiro e identificar as ineficiências entre os colaboradores e em seus projetos, indo desde as camadas de gerenciamento até a manufatura, cujo todos os processos equivalem tempo e dinheiro.
Nenhum processo é perfeito: sempre há espaço para melhorar. Já corrigiu um erro de grafia em seus processos ou manuais? Que tal adicionar uma nova etapa para qualificar uma tarefa que não foi registrada antes? Que tal atualizar seu método para aproveitar as melhores ferramentas ou softwares?
Tudo isso e muito mais são exemplos do que é o processo de melhoria contínua!
A melhoria contínua é um método para garantir que seus processos, métodos e práticas sejam tão eficientes, precisos e eficazes quanto possível. Isso é feito examinando e aprimorando periodicamente seus processos para eliminar desperdícios.
Se você ou alguém de sua equipe falar de lean, kaizen, six sigma ou DMAIC, isso soará familiar, pois a melhoria contínua é baseada em princípios semelhantes e constitui uma parte fundamental de ambas práticas.
Isso ocorre porque o objetivo principal de qualquer mudança é reduzir o desperdício e agilizar o seu trabalho. Embora existam muitos métodos diferentes para alcançar a melhoria contínua (como Inovação de Processos ou Ciclo de Deming), todos podem ser classificados em um de dois grupos; melhorias incrementais ou inovadoras.
O processo de melhoria contínua: Melhorias incrementais vS Inovadoras
O processo de melhoria contínua é amplamente praticado usando duas disciplinas: melhorias incrementais e inovadoras. Eles podem ser usados alternadamente, mas a melhor maneira de implantar um programa completo de melhoria contínua é combinar os dois.
Ao fazer isso, você pode lidar rapidamente com problemas menores, dando aos itens maiores o cuidado e a atenção que eles merecem.
Melhoria contínua incremental
A melhoria contínua incremental trata de fazer pequenos ajustes em um processo, método ou prática para melhorá-lo conforme os problemas são encontrados. Isso geralmente custa menos e pode ser feito muito mais rápido do que usar o método inovador, mas existem alguns riscos e desvantagens em fazer isso.
Imagine que você esteja trabalhando por meio de um processo de negócios documentado regular (como integração do cliente) quando se depara com um problema. Não é um problema grande o suficiente para que você precise largar tudo e fazer uma reunião para consultar sua equipe sobre isso, mas se não for feito, pode causar confusão para a próxima pessoa que executa o processo.
Nesse caso, é muito melhor corrigir o erro você mesmo e anotar para mencioná-lo na próxima reunião. Assim, você pode continuar o processo sem paralisar as operações de moagem ou interromper o trabalho de outra pessoa.
Esta é uma melhoria incremental – fazer pequenas alterações ou correções em um processo ou método sem ter que revisar toda a operação. Por exemplo, você pode corrigir um erro de grafia ou atualizar um link no modelo de processo para garantir que a operação continue a funcionar sem problemas e ajudar sua equipe a manter a eficiência máxima.
Novamente, embora esse seja geralmente o mais rápido e mais barato dos dois métodos, você corre o risco de ignorar o quanto suas alterações por não incluir o resto da equipe. É por isso que você precisa ter certeza de suas mudanças irão apenas melhorar o processo de alguma forma e mencionar o que você fez em sua próxima reunião de equipe.
Melhoria contínua inovadora
O processo de melhoria contínua envolve fazer grandes mudanças em um processo ou método, geralmente revisando o item com o resto de sua equipe e decidindo o que fazer como uma frente unida. Isso tende a custar mais (em dinheiro e tempo) do que a melhoria incremental, mas resulta em revisões maiores e às vezes é necessário para processos que precisam mudar significativamente para permanecerem relevantes e precisos.
Por exemplo, vamos pegar nosso exemplo de integração do cliente novamente. Você atualizou gradativamente o processo para corrigir erros de ortografia e manter as coisas funcionando sem problemas, mas então sua equipe começa a usar um CRM diferente. Isso afeta significativamente o processo e, portanto, uma grande atualização é necessária para garantir que ainda seja relevante e útil.
Como tal, você precisará convocar uma reunião de equipe para todos os envolvidos ou afetados pelo processo de integração do cliente. Isso permitirá que todos vejam o que precisa ser mudado e façam suas próprias sugestões com base em suas experiências e práticas atuais.
Benefícios do processo de melhoria contínua
Os benefícios da melhoria contínua são simples, mas permitem que você melhore constantemente suas práticas para tornar sua equipe e negócios mais eficientes, precisos e eficazes:
Otimizar os seus fluxos de trabalho
Trabalhar para melhorar constantemente é a forma número um que muitas empresas reduzem as despesas operacionais. A melhoria contínua é uma técnica de melhoria Lean que ajuda a agilizar os fluxos de trabalho.
A maneira Lean de trabalhar permite fluxos de trabalho eficientes que economizam tempo e dinheiro, permitindo reduzir o desperdício de tempo e esforço. Por exemplo, projetos que envolvem mudanças de prazos, mudança de prioridades e outras complexidades geralmente são preenchidos com oportunidades de melhoria.
Reduza os custos do projeto e evite excessos
É importante para um gerente de projeto saber o custo de conclusão de um corpo de trabalho.
Por esse motivo, a maioria dos escritórios de gerenciamento de projetos se beneficiam sabendo quanto tempo leva para realizar certos tipos de trabalho. Os gerentes de projeto podem reduzir o custo do projeto e evitar excessos utilizando ferramentas de precisão. Prever (em vez de estimar) se as restrições de um projeto provavelmente serão quebradas é uma forma de os escritórios de gerenciamento de projetos aumentarem sua eficácia geral para a empresa.
Entender que nada é perfeito para ser constantemente melhorado
Nada é perfeito e o gerente de projeto verá que essa é uma máxima comum. Todavia, sempre haverá espaço para melhorar seus processos e métodos, seja por meio de pequenos ajustes ou reengenharia de toda a abordagem para turbinar suas operações.
Seu novo funcionário fica confuso com as instruções de uma tarefa? Aprimore-os para que cada nova contratação (e talvez alguns funcionários existentes) entendem melhor suas funções e se atualizam mais rapidamente. O seu kit de ferramentas ou software está deixando você na mão de alguma forma? Troque-o por algo melhor para permitir que sua equipe cresça com seu sucesso.
É um conceito simples, mas o efeito de ter um programa definido para melhorar seus processo é tão grande que não há praticamente nada que não possa se beneficiar dele.
No entanto, com um conceito tão simples (e potencialmente vago), pode ser difícil saber como alcançar esses benefícios.
O processo de melhoria contínua na sua empresa
O sacrifício da qualidade raramente pode ser justificado pela capacidade de fazer algo mais rápido ou mais barato. Para manter os padrões de qualidade e, ao mesmo tempo, cortar tempo e custos, as empresas recorrem a treinamentos Lean 6 Sigma para trabalhar com o processo de melhoria contínua em suas mentes.
Para empresas cujas equipes precisam desenvolver competências para praticar a melhoria contínua, o ideal é contar com um treinamento da Iwankio Consulting. Com profundidade e amplitude sobre todos os tópicos que envolvem a área, os membros da equipe ganharão conhecimento e percepção que os ajudarão em seus processos.
